Brf:ernas årsstämmor ställs in

Här hittar du frågor och svar om att hålla årsstämma i brf:er med anledning av coronaviruset.

MED ANLEDNING AV risken för smitta av coronaviruset och covid-19 får Bolagsverket många frågor om bolagsstämmor (gäller även bostadsrättsföreningars årsstämmor) med ett stort antal deltagare. Här försöker vi svara på de vanligaste frågorna om att hålla bolagsstämma i dessa tider.

Kan vi hålla bolagsstämma utan att aktieägarna är fysiskt närvarande?

En bolagsstämma är ett möte mellan aktieägarna i företaget där de har rätt att besluta i företagets angelägenheter. Det är viktigt att kallelse till stämman skett korrekt, dvs. i rätt tid och på rätt sätt. Underlag ska tas fram innan stämman och vid stämman ska det ges tid för diskussion innan beslut. Som huvudregel gäller att bolagsstämman ska hållas där styrelsen har sitt säte. Det går att bortse från de formkrav för bolagsstämma som handlar om kallelse och plats om samtliga aktieägare i bolaget är överens om det.

Det är tillåtet att hålla bolagsstämman på telefon, genom videokonferens, Skype och liknande. I så fall krävs att stämman leds från den ort där styrelsen har sitt säte, om inte bolagsordningen anger något annat. Dessutom krävs att bolagsstämman går med på att alla eller vissa aktieägare deltar på det sättet.

Bolagsstämmor kan också hållas per capsulam. Det innebär att besluten på stämman fattas utan att aktieägarna träffas fysiskt vid ett sammanträde. Besluten ska dokumenteras skriftligt. För att Bolagsverket ska godta ett sådant beslut som underlag för registrering måste alla som varit berättigade att delta i beslutet skriva under detta. Det här sättet att besluta lämpar sig bäst för enkla och enhälliga beslut och är därför oftast i praktiken svårt att genomföra i aktiebolag med många aktieägare. Särskilt i företag med hundratals aktieägare är det sannolikt att någon vill diskutera en fråga. Även det gör att per capsulam-varianten inte går att använda i företag med många aktieägare.

När måste bolagsstämman hållas?

Årsstämman måste hållas enligt lag och den ska äga rum inom sex månader efter räkenskapsårets utgång. En extra bolagsstämma ska hållas om styrelsen anser att det finns skäl för det och den kan hållas vid vilken tidpunkt som helst under året.

Styrelsen ska även kalla till extra bolagsstämma om en revisor i företaget eller ägare till minst en tiondel av samtliga aktier i företaget skriftligen begär det och för att behandla en viss fråga.

Kan företaget ställa in en bolagsstämma?

Det är inte tillåtet att ställa in en årsstämma helt och hållet. Däremot kan årsstämman hållas senare. Men årsstämman måste ändå hållas inom sex månader från räkenskapsårets utgång.

En extra bolagsstämma kan också hållas senare. Den kan också ställas in helt och hållet. Det är upp till företaget att avgöra.

Vad riskerar företaget om stämman inte hålls i rätt tid?

Om en planerad extra bolagsstämma ställs in riskerar företaget att inte kunna fatta och genomföra de beslut som stämman var tänkt att behandla. Här är det upp till företaget att överväga vilka eventuella nackdelar en inställd eller senarelagd bolagsstämma medför.

Samma sak gäller för en årsstämma. Då tillkommer också att företaget riskerar att bryta mot lagens krav på årsstämma inom sex månader från räkenskapsårets utgång.

På årsstämman måste styrelsen lägga fram årsredovisningen och, i förekommande fall, revisionsberättelsen, samt fatta beslut om att fastställa resultaträkningen och balansräkningen. Om det inte sker kommer årsredovisningen inte heller att kunna registreras hos Bolagsverket. I så fall riskerar företaget också att få betala förseningsavgifter. Att inte upprätta årsredovisningen i tid är också ett bokföringsbrott som styrelsen kan åtalas för.

Kan ett aktiebolag få anstånd med att hålla bolagsstämman?

Nej, vi på Bolagsverket är skyldiga att följa den lagstiftning som gäller för aktiebolag, t.ex. aktiebolagslagen och årsredovisningslagen, när vi handlägger ärenden. Då det inte finns några bestämmelser om anstånd i lagstiftningen kommer vi inte att besluta om anstånd.

Motsvarande regler (förutom reglerna om förseningsavgift) gäller även för årsstämmor och extra stämmor i ekonomiska föreningar och bostadsrättsföreningar.

Stadgar i Bostadsrättsföreningen kan stipulera att stämman skall hållas tidigare än de 6 månader som sägs ovan. Att bryta mot stadgarna är en fråga för förenings medlemmar att bedöma men ingen är bekänt av att potentiellt utsätta sig för smitta och denna situation är ju någon typ av force majeure, särskilt om kravet på att undvika folksamlingar skulle skärpas till nivån i andra länder.

Varje förening måste ta ställning och välja väg. 

Källa: Bolagsverket